E-depot Overijssel

Ook benieuwd hoe u uw digitale werk duurzaam kunt bewaren en altijd weer terug kunt vinden?

Project

Overheidsorganisaties werken tegenwoordig digitaal. Maar hoe zorgt u er voor dat bijvoorbeeld vergunningen conform de Archiefwet vindbaar blijven als u over een paar jaar overgaat naar een nieuw informatiebeheersysteem? 
In Overijssel bouwt een aantal overheden samen aan een duurzaam digitaal depot waarin alle overheden in de provincie hun te bewaren digitale bestanden kunnen onderbrengen en bereikbaar houden. Waarom samen? Duurzame opslag van digitale overheidsinformatie is een kostbare zaak. Niet alleen in infrastructurele zin maar ook op het gebied van deskundigheid, organisatie en beheer. Het project bestaat grofweg uit twee onderdelen:

  • de bouw van een e-Depot door het Historisch Centrum Overijssel (HCO). e-Depot is een afkorting van elektronisch depot en is de meest gebruikte term voor een digitaal depot
  • een drietal pilots bij de gemeenten Deventer en Dalfsen en het waterschap Groot Salland om ervaring op te doen met het digitaal overbrengen, beheren en toegankelijk houden van hun overheidsinformatie in een dergelijke gemeenschappelijke e-depotvoorziening

Pioniers op dit gebied, zoals de gemeenten Rotterdam en Amsterdam, het Nationaal Archief en de Justitiële Informatiedienst, beschikken inmiddels over een e-Depot. Uiteraard maakt HCO in dit project gebruik van wat daar al is ontwikkeld. Ook werkt het HCO samen met Regionaal Historische Centra in andere provincies en het programma Archief 2020. De provincie Overijssel ondersteunt dit project financieel.

 

Op 1 april 2015 heeft oud-directeur HCO Bert de Vries het eindrapport met algemene conclusies en aanbevelingen en het eindrapport met de resultaten van de pilots aangeboden aan de Commissaris van de Koning in Overijssel, Ank Bijleveld. 

 

In 2016 proberen we de resultaten van de pilots om te zetten in structurele dienstverlening. In overleg met Overijsselse overheden wordt onderzocht op welke manier en onder welke voorwaarden een aansluiting op het e-Depot georganiseerd kan worden. Ook gaan we door met het draaien van pilots. Heeft u vragen over ons e-Depot? Neem dan gerust contact met ons op via info@edepotoverijssel.nl

 

Hier kunt u een abonnement nemen op de nieuwsbrief over het project. 

klik hier voor de RSS feed

Nieuws

  • maandag, augustus 25, 2014

    Folder over project E-depot

    Er is nu een folder beschikbaar over het project e-depot om geinteresseerden snel inzicht te geven in doel en reikwijdte van het project. Gedrukte exemplaren zijn gratis te bestellen bij HCO via info@edepotoverijssel.nl. Een digitale versie kunt u hier downloaden.

    PDF-pictograme-depotfolder.pdf

  • maandag, juni 23, 2014

    Eerste resultaten na de zomer

    Kort na de zomer zullen de eerste resultaten van de verschillende deelprojecten bekend worden gemaakt. Meldt u aan voor de nieuwsbrief of voor de RSS feed dan komen nieuwsberichten direct in uw mailbox.

     

    Er zijn inmiddels 86 aanmeldingen binnen voor de nieuwsbrief, zowel van binnen als van buiten Overijssel.

     

  • maandag, juni 23, 2014

    Voortgang pilots: Metadata

    Met het onlangs door de VNG opgeleverde Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) in de hand gaan we na welke metadata in de huidige documentmanagementsystemen worden gebruikt, hoe die zich verhouden met het TMLO en wat er aan ontbreekt. Daarmee hebben we twee doelstellingen op het oog: ten eerste willen we kijken hoe we bestaande digitale bestanden met zo min mogelijk inspanning toch voldoende gemetadeerd krijgen om in het e-depot op te kunnen nemen. Ten tweede vormt deze exercitie een basis voor toekomstige metadataschema’s die de gemeenten en waterschappen gaan toepassen. Dat betekent veel mapping-activiteiten, wat wil zeggen dat we de gebruikte velden en die van het TMLO met elkaar in overeenstemming moeten brengen. Deze mapping-activiteiten leveren tegelijkertijd basismateriaal op voor de bouwers van dms-systemen, zodat die in de toekomst op hun beurt weer goed aansluiten op e-depots.

     

Pagina's

Abonneren op Nieuws

Pilots

  • We zijn gestart met een e-Depotpilot met de gemeente Zwolle. De gemeente Zwolle levert in deze pilot audiovisuele raadsverslagen (gemaakt door de bedrijven NotuBiz en Company Webcast) aan het e-Depot Overijssel. Doel van de pilot is om ervaring op te doen met het overbrengen van audiovisueel materiaal naar een e-Depot. Ook worden de documenten die bij de audiovisuele bestanden horen in de pilot meegenomen. Deze zijn opgeslagen in het systeem iBabs. Archief 2020 ondersteunt de pilot vanuit het project Audiovisuele verslaglegging duurzaam toegankelijk.

     

    Projectleider is Maria Willems, adviseur IV bij de gemeente Zwolle. 

  • HCO Logo

    Het Historisch Centrum Overijssel bouwt het e-Depot en voert de regie over het project.
    Het e-Depot is meer dan alleen opslag van digitaal materiaal. Het gaat ook om de metadata, een aantal basiskenmerken van een document of bestand, zodat je dat ook weer terug kunt vinden. En om de werkprocessen in de organisatie, hoe richt je die zo in dat digitaal archiveren al vanaf het ontstaan van het document of bestand kan worden uitgevoerd?

     

    Vincent Sleebe, werkzaam bij het HCO,  is de projectleider.

     

    SAFETY DEPOSIT BOX 4

    Voor het project huurt HCO ruimte in het reeds bestaande e-depot van het Nationaal Archief (NA). Daar staan nu servers klaar om digitaal materiaal uit Overijssel op te nemen.
    Het NA maakt gebruik van het pakket Safety Deposit Box (SDB). SDB is mede ontwikkeld door de National Archives in Londen. Het is een multitenant systeem, dat wil zeggen dat hierbinnen meer partijen mee kunnen doen die elk hun eigen domein inrichten en beheren (subcontracting). Het HCO kan tijdens het proefproces kosteloos gebruik maken van deze voorziening bij het NA.

     

    ANDERE PAKKETTEN

    Als de ervaringen binnen het project daartoe aanleiding geven, zullen ook andere pakketten worden beschouwd. Zo gaan we ook kijken naar opslagmogelijkheden waarbij het digitale materiaal op een of meer locaties in Overijssel wordt opgeslagen. Een van de doelen van het project is om te onderzoeken wat voor Overijssel de meest optimale plek en inrichting is van een gemeenschappelijke e-Depotvoorziening.

     

    RELATIE MET PILOTS

    In de pilotprojecten gaan we kijken in hoeverre de metadata die nu in documentmanagement- en zaaksystemen worden gebruikt, aansluiten bij de metadata die voor duurzaam digitaal bewaren van belang zijn. En zo niet, hoe kunnen we dan met zo min mogelijk moeite toch de goede metadata erin krijgen. Verder zullen de pilots vooral veel ervaring opleveren met alles wat er in de praktijk komt kijken bij het overbrengen van digitale bestanden naar een e-Depotvoorziening.
    De pilots hebben in de zomer van 2014 de eerste resultaten opgeleverd.  Zie het eindrapport voor meer informatie (in het blok Nieuws)
    In het begin van 2015 wordt, mede op basis van deze ervaringen, een business case opgesteld.

     

    RESULTAAT

    Er staat nu een werkende e-Depotvoorziening bij het HCO. Zie het eindrapport met de algemene conclusies en aanbevelingen en het eindrapport met de resultaten van de pilots

    In de loop van 2015 zal het e-Depot gereed gemaakt worden voor daadwerkelijk gebruik door Overijsselse overheden. Zij krijgen daar bericht over van het HCO.

     

  • Gemeente Deventer

    Deventer brengt een deel van de gedigitaliseerde bouwvergunningen van de voormalige gemeente Bathmen in de proefopstelling van het e-Depot onder. Vervolgens zal het beheer en de beschikbaarstelling van dat bestand worden geregeld. Daarbij wordt gekeken naar technische eisen, metadata van de bestanden, werkprocessen, personele inzet en financiële consequenties. Er is gekozen voor bouwvergunningen om het belang van geo-metadata aan te geven. In de pilotfase zal het beheer en de beschikbaarstelling van dat bestand worden geregeld. Daarbij wordt gekeken naar technische eisen, metadata van de bestanden, werkprocessen, personele inzet en financiële consequenties. Deventer heeft materiaal ingevoerd (ge-ingest) in de proefopstelling van het e-Depot, en is bezig het benodigde metadataschema nader te onderzoeken.
    De pilot heeft in de zomer van 2014 de eerste bevindingen opgeleverd.

     

    Ton Dijksterhuis (Stadsarchief en Athenaeumbibliotheek) is projectleider in Deventer

     

    ORGANISATIE

    Per 1 januari 2014 is een deelproject e-Depot Deventer opgestart. Het plan van aanpak daarvoor is door de directie van de gemeente Deventer goed gekeurd. In samenwerking met het HCO wordt nu invulling gegeven aan de te behalen doelstellingen.

    Ten behoeve van de pilot is een stuurgroep ingesteld en een werkgroep die tweewekelijks bijeenkomt. In deze werkgroep hebben naast twee personeelsleden (Henk Sligman en Ton Dijksterhuis) van SAB, een medewerker van Informatiemanagement (Hette Koopmans), en Vincent Sleebe van het HCO als projectsecretaris zitting.

    BOUWVERGUNNINGEN BATHMEN

    Voor de in te richten pilot omgeving is als case gekozen voor "bouwvergunningen Bathmen". Dit is een interessant archiefbestand waar ook "archivistische regels" gelden. "Bouwvergunningen Bathmen" bestaat uit de volgende digitale archief bestanddelen:

    1e periode, gevormd onder het bestuur van de gemeente Bathmen, gedigitaliseerd (backscannning) door een externe partij, huidig beheer in het centraal RMA Systeem (Autonomy Record Management).
    2e periode, gevormd onder het bestuur van de gemeente Deventer (gemeentelijke herindeling), backscanning onder regime "machtiging Substitutie gemeente Deventer" door "Digiwerkt". Huidig beheer in het centraal RMA systeem (ARM)
    3e periode, na machtiging substitutie (vanaf 2007), alleen nog maar digitale "bouwvergunningen" (geen formeel papier meer). Beheer in RMA systeem (ARM)

    RESULTAAT

    De pilot is in 2014 afgerond, zie het eindrapport met de resultaten van de pilot. 

    De pilot heeft bouwstenen opgeleverd voor een gemeenschappelijke e-depotvoorziening, zoals

    • hoe verloopt de koppeling van een gemeente met een bepaald Document Management Systeem (DMS), in dit geval Meridio, aan een e-depot: wat werkt wel, wat werkt niet
    • wat zijn de technische, financiële en organisatorische consequenties daarvan
    • welke metadata die voor een e-Depot noodzakelijk zijn, zijn al aanwezig in dit DMS?
    • hoe kunnen in de overgang naar een zaaksysteem (Deventer gaat eind 2014 over naar een zaaksysteem) nu al de nodige voorbereidingen rond metadatering en werkprocessen worden uitgevoerd?

     

  • Gemeente Dalfsen

    De gemeente Dalfsen brengt uit het documentmanagement systeem Decos, een aantal reeds afgesloten bestanden over naar het e-Depot. Welke precies wordt op dit moment nog bepaald.
    Hierbij zal het gaan om zowel papieren als digitale (gedigitaliseerde en ‘digital born’) bescheiden. Dit vraagt om extra aandacht bij de metadatering.
    Doel van de pilot is om ervaring op te doen met het overbrengen van digitaal materiaal naar een e-Depot. Deze ervaring omvat zowel de technische component (concreet moet een aantal archiefbescheiden in het e-Depot geladen zijn aan het eind van de pilot) als de organisatorische component (wie moet wat doen op welk moment).

     

    Projectleider is Heleen Karchoud, medewerker van de gemeente Dalfsen.

     

    RESULTAAT

    De pilot is in de zomer van 2014 afgerond. Zie het eindrapport met de resultaten van de pilot.

    Resultaat van deze pilot is

    • ervaring met overdracht uit het DMS Decos en dan met name met hybride situatie van zowel papieren als digitale bescheiden binnen één bestand
    • inzicht in de technische, financiële en organisatorische consequenties hiervan voor een kleine gemeente
  • Waterschap Groot-Salland

    Zaakgericht werken is een belangrijke ontwikkeling binnen de DIV- en archief-wereld en Waterschap Groot Salland werkt voor een aantal processen zaakgericht.
    In deze pilot ligt de focus dan ook op het overbrengen van zaakdossiers, in dit geval vergunningen. De uitdagingen liggen hier op het gebied van metadata en samenhang binnen deze dossiers.
    Vanwege de gerichtheid van het waterschap op de fysieke omgeving, zal ook een aantal geo-gerelateerde bestanden meegenomen worden in de pilot.
    Speciale focus ligt op de metadata, en in hoeverre voldaan kan en moet worden aan het Toepassingsprofiel Lokale Overheden dat per 1 mei is gepubliceerd.

     

    Mirella van de Velde, medewerker van het Waterschap,  is projectleider.

     

    RESULTAAT

    De pilot is in de zomer van 2014 afgerond. Zie het eindrapport met de resultaten van de pilot.

    • ervaring met bepaalde typen bestanden in een e-Depotopstelling
    • antwoorden op de vragen naar technische, financiële en organisatorische consequenties
  • HCO Logo

    Het informatiemanagement bedrijf Doxis heeft een informatieanalyse uitgevoerd bij pilotdeelnemer Waterschap Groot Salland. Deze informatieanalyse heeft in beeld gebracht wat binnen deze overheid aan gestructureerde en ongestructureerde digitale informatie aanwezig is. En wat van die informatie voor opname in het e-Depot in aanmerking komt.

    1. dgf
    2. dsfg

    Zie voor meer informatie het eindrapport met de algemene conclusies en aanbevelingen en het eindrapport met de resultaten van de pilots

     

    Met deze informatieanalyse krijgen we

    • inzicht in de omvang van de digitale bestanden die in aanmerking komen voor duurzame digitale archivering
    • Inzicht waar in de organisatie zich de digitale archiefbescheiden bevinden die voor overbrenging in aanmerking komen
    • Inzicht in de verhouding tussen bestanden die bij de DIV bekend zijn en welke elders op netwerkschijven en in mailboxen worden bewaard
    • Inzicht in de inspanningen die geleverd moeten worden om die te archiveren bestanden voor opname in een e-Depot gereed te maken

Resultaten

Doel van het project e-Depot is om te komen tot een werkende gemeenschappelijke e-depotvoorziening waar alle overheden in Overijssel gebruik van kunnen en willen maken. Het Historisch Centrum Overijssel (HCO) heeft op 1 april 2015 de landelijke conferentie Alles wat je altijd al wilde weten over het e-Depot, maar nooit durfde te vragen georganiseerd. Tijdens deze conferentie heeft oud-directeur HCO Bert de Vries het eindrapport met algemene conclusies en aanbevelingen en het eindrapport met de resultaten van de pilots aangeboden aan de Commissaris van de Koning in Overijssel, Ank Bijleveld. De pilots zijn allemaal geslaagd. In november 2015 deden de TMLO-Roadshow (Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden) en de NDE-Tournee (Netwerk Digitaal Erfgoed) het HCO aan.

 

Inmiddels staat de e-Depotvoorziening (hardware, software, organisatie) in de grondverf bij het HCO. In 2016 proberen we de resultaten van de pilots om te zetten in structurele dienstverlening.

 

U kunt de volgende documenten raadplegen voor meer informatie:

Verslagen, presentaties en foto's van de conferentie

Eindrapport deel I algemene conclusies en aanbevelingen

Eindrapport deel II resultaten van de pilotprojecten